30 de março de 2019

Como melhorar o processo de gestão de riscos nas organizações

O sucesso das organizações está diariamente sendo posto à prova, por meio de decisões que envolvem resultados incertos. Em ambientes em constante transformação e evolução, gerenciar riscos de maneira eficaz e com a participação e comprometimento do maior número possível de pessoas, tornou-se um desafio para grande parte das empresas e instituições. 

Muitas organizações possuem processos de gestão de riscos em vigor que pouco consideram a cultura organizacional e as relações entre os profissionais, necessitando passar por uma reformulação para agregar valor.

Essa situação faz com que as empresas encontrem dificuldades, não somente para identificar, analisar, avaliar e tratar os principais riscos que afetam suas atividades, como também para promover debates e consenso em torno das melhores práticas de gestão de riscos (para riscos de todos os tipos: corporativos, de projetos, relacionados à qualidade, segurança, integridade, meio ambiente, etc.).


Os desafios para a gestão de riscos eficaz


Um dos desafios mais comuns que as organizações enfrentam para tornar o processo de gestão de riscos mais eficaz é estabelecer equipes de trabalho coesas, que saibam identificar os riscos mais relevantes ao negócio e chegar a um acordo sobre a melhor forma de gerenciá-los. Muitas decisões que envolvem riscos ainda são tomadas unilateralmente e sem a devida participação de todas as partes interessadas, o que prejudica a evolução das operações e têm impactos negativos sobre os resultados.

As empresas têm investido muito tempo e recursos em métodos, ferramentas e treinamentos que não são suficientes para gerar melhores práticas de gestão de riscos. Além disso, muitos profissionais reclamam que acham difícil priorizar os riscos e tratá-los adequadamente, e que poucos dentro das organizações responsabilizam-se pelos riscos.


Considerados fundamentais para o processo de gestão de riscos, os workshops de riscos ainda preocupam pela falta de objetividade e enorme quantidade de informações - nem sempre relevantes - que disponibilizam aos participantes. Muitos desses workshops são vistos como entediantes e demorados, falhando em estimular a discussão de ideias e os debates sobre riscos.

Diante de tantos desafios, como então mudar esse cenário e melhorar o processo de gestão de riscos nas organizações?


O papel do facilitador de riscos


Para solucionar esses problemas e ajudar a disseminar a cultura de gestão de riscos em um ambiente favorável ao debate de ideias, muitas organizações dispõem de profissionais qualificados na seleção e aplicação de técnicas e ferramentas para o processo de avaliação de riscos e com experiência em gerenciar 'equipes de riscos'

Os facilitadores de riscos, como o próprio nome diz, visam tornar mais fácil o processo de gestão de riscos, gerenciando reuniões e workshops com equipes de trabalho, estimulando discussões com base em conhecimentos, habilidades e experiências, e incentivando a participação individual. 

Além de estarem familiarizados com diversas técnicas e ferramentas para identificação, análise, avaliação e tratamento dos riscos, eles têm sido cada vez mais requisitados por suas habilidades em trabalhar com grupos grandes e diversificados e por saberem lidar com os conflitos que surgem entre profissionais com ideias e pontos de vista diferentes, especialmente sobre a importância e consequência dos riscos.

Os melhores facilitadores sabem conduzir as equipes e adaptar os workshops de riscos de acordo com o perfil do grupo e o grau de envolvimento dos participantes. Para isso, devem dominar a seleção e aplicação de uma ampla variedade de ferramentas e técnicas relacionadas ao processo de avaliação de riscos. A norma ISO/IEC 31010 é uma ótima referência para alcançar esse objetivo!


Outra habilidade importante é a capacidade que possuem de sustentar a participação e o envolvimento das pessoas durante todo o processo de gestão de riscos, estimulando o surgimento de ideias e os debates para se chegar a um denominador comum. Facilitadores menos experientes não possuem essa característica, fazendo com que o grupo perca o entusiasmo inicial e o interesse por identificar e lidar com riscos. 

De um modo geral, os facilitadores devem sempre orientar a 'equipe de riscos' a resultados e garantir que o foco das discussões não se perca. Ao final dos workshops, os riscos devem ser identificados, analisados, avaliados e tratados com base em um consenso entre os participantes.

A importância das Oficinas de Trabalho


Um elemento do processo de gestão de riscos que tem sido bastante criticado nas organizações são os workshops de riscos. Estes são utilizados em situações em que um grupo de pessoas se reúne, pessoal ou virtualmente, para debater riscos e chegar a soluções para aprimorar o processo de gestão de riscos.

No entanto, muitos profissionais questionam que tais workshops têm se mostrado ineficientes, por consumirem muito tempo dos participantes e fornecerem uma quantidade enorme de informações, que nem sempre são importantes para aprimorar o processo de gestão de riscos. Por vezes, as reuniões de riscos são tachadas como tediosas e detalhadas, e os participantes identificam e registram riscos que, em seguida, são ignorados ou deixam de ser monitorados.

Uma alternativa para melhorar a percepção das partes interessadas sobre essas reuniões e torná-las mais dinâmicas é a realização de oficinas de trabalho coordenadas por facilitadores de riscosAs oficinas de trabalho reúnem profissionais de diferentes áreas da organização para gerar ideias, debater diferentes pontos de vista e percepções sobre riscos e melhorar o processo de gestão de riscos com base em um consenso.

Por demandarem maior envolvimento, criatividade, colaboração e comprometimento dos participantes para lidar com os riscos que afetam o dia-a-dia as organizações, elas possuem diversas vantagens em relação aos workshops de riscos tradicionais, tais como:
  • Incentivam o surgimento de ideias (por meio de brainstormings) para a identificação de riscos e a busca de soluções inovadoras em equipe;
  •  Envolvem as pessoas-chave relacionadas à tomada de decisões e ao processo de gestão de riscos, facilitando a comunicação dentro da empresa;
  •  Possibilitam a rápida e fácil preparação do brainstorming, que pode ser utilizado em conjunto com outras técnicas (descritas na norma ISO/IEC 31010) para o processo de avaliação de riscos;
  •  Permitem acesso a uma gama maior de ideias e consomem menos tempo do que a realização de entrevistas individuais com os colaboradores da organização.
  • A coordenação dos facilitadores de riscos auxilia a priorizar debates sobre os riscos relevantes, mantendo o foco das discussões e o interesse dos participantes em melhorar o processo de gestão de riscos.

As oficinas de trabalho são parte fundamental do processo de gestão de riscos. Com a experiência dos facilitadores de riscos, podem ser adaptadas às necessidades das organizações e ao perfil de suas 'equipes de riscos', permitindo que os profissionais estejam sempre engajados e motivados na busca por melhores práticas de gestão de riscos.

Pensando nos desafios descritos acima e em formas de melhorar o processo de gestão de riscos nas empresas, o QSP desenvolveu uma abordagem altamente eficaz para a facilitação de riscos nas organizações. Entre por aqui para conhecer essa nova abordagem.